Verejný obstarávatelia pred vyhlásením zákazky by mali pristúpiť k dôkladnej príprave obstarávania a to za účelom získania náležitého a podrobného opisu predmetu zákazky, nastavenia požiadaviek na predmet zákazky a primeraných podmienok účasti. Prípravnej fáze na to slúžia rôzne inštitúty, a to:
a) Prípravné trhové konzultácie podľa § 25 zákona o verejnom obstarávaní,
b) Platforma „Meet the Buyer“.
Trhové konzultácie so zapojením relevantných záujemcov/uchádzačov je inštitút, ktorý priamo zakotvuje v § 25 zákon o verejnom obstarávaní avšak nešpecifikuje jeho presný postup a náležitosti. Verejný obstarávateľ prostredníctvom trhových konzultácií osloví nezávislých odborníkov/inštitúcie alebo spoločnosti na trhu, pričom ich požiada o informácie a skúsenosti, tzv. „know-how“ za účelom plánovania a realizácie postupu verejného obstarávania.
Hlavný význam ich realizovať:
👉 príprava a informovanie hospodárskych subjektov o verejnom obstarávaní,
👉 nastaviť objektívne požiadavky na predmet zákazky/osobitne zmluvné špecifikácie na plnenie zákazky a následne verifikovať primeranosť týchto parametrov s trhom,
👉 získanie spätnej väzby zo strany relevantných obch. spoločnosti a odborníkov na predmet zákazky za účelom overenia či je opis predmetu zákazky v súlade s § 42 ZVO,
👉 overenia si primeranosti zmluvných podmienok k predmetu zákazky, či neodradia potenciálnych záujemcov od predloženia ponuky,
👉 určenia „reálnej“ a adekvátnej lehoty na realizáciu prác/dodanie tovaru/poskytnutie služby.
👉získanie indikatívnych cenových ponúk k predmetu zákazky,
a mnoho ďalších…
Do úvahy prichádza aj realizácia prieskumu trhu prostredníctvom trhových konzultácií a to v súlade s metodickým usmernením Úradu pre verejné obstarávanie č. 15786-5000/2016 zo dňa 12.09.2016.(link)
Podstatným prvkom, ktorú musí verejný obstarávateľ zabezpečiť je aby táto konzultácia nenarušila budúcu hospodársku súťaž a tým nedošlo k porušeniu základných princípov verejného obstarávania. Spôsob vedenia trhových konzultácií a záznam z priebehu (písomný, zvukový alebo obrazovo-zvukový) však ostáva v diskrečnej právomoci verejného obstarávateľa. Závisí hlavne od toho aké konkrétne informácie o trhu, technickej špecifikácií predmetu zákazky a cenách získa verejný obstarávateľ v konzultáciách.
Verejný obstarávateľ však musí prijať primerané opatrenia aby sa účasťou relevantného subjektu na trhu nenarušila hospodárska súťaž a to prostredníctvom transparentného zverejnenia všetkých informácií k predmetu zákazky, ktoré boli súčasťou konzultácií. Zverejnenie týchto informácií je vhodné buď v profile verejného obstarávateľa alebo na jeho webovom sídle, pričom link sa zverejní v oznámení o vyhlásení verejného obstarávania, resp. vo výzve na predkladanie ponúk.
Obsahové náležitosti záznamu z konzultácií určuje metodické usmernenie Úradu pre verejné obstarávanie č. 5423-5000/2022 zo dňa 31. 3. 2022 (link), pričom ide o dátum, čas, miesto a spôsob realizovania konzultácií, informáciu, či konzultácie prebiehali individuálne alebo hromadne, či sa konali prezenčne alebo online, čo bolo predmetom konzultácie a aké informácie preberali a hlavne informácie o subjektoch, ktoré sa konzultácií zúčastnili. V prípade, že počas trhových konzultácií bol napr. prezentovaný alebo testovaný produkt aj tieto informácie sa odporúča uviesť do záznamu.
Vhodným nástrojom na zvýšenie počtu záujemcov a následne uchádzačov v predmetnom verejnom obstarávaní je aj zaslanie predbežného oznámenia alebo pravidelného informatívneho oznámenia podľa § 26 ods. 2 zákona o verejnom obstarávaní, čím potenciálny záujemcovia o predmet zákazky získajú dostatočný časový predstih na zabezpečenie ich osobných a technických kapacít, na prípravu ponuky, komunikáciu so subdodávateľmi a atď.
Účasť na platforme?
Ďalšou vhodnou alternatívou je dôsledná príprava plánu verejného obstarávania na príslušný kalendárny rok, ktorý bude obsahovať názov, druh a zatriedenie zákazky podľa CPV kódu s predbežným termínom vyhlásenia verejného obstarávania. Uvedený krok následne poslúži na jasnú komunikáciu požiadaviek verejného obstarávateľa pre potenciálnych uchádzačov prostredníctvom platformy „Meet the buyer“ 🧠 📣 – metodické usmernenie Úradu pre verejné obstarávanie č. 5877-5000/2024 zo dňa 25. 01. 2024.(link)
Vďaka tejto platforme potenciálny dodávatelia s verejnými obstarávateľmi vytvárajú obchodné vzťahy, ktoré pomáhajú lepšie identifikovať potreby pre verejného obstarávateľa a pre relevantných dodávateľov možnosť predstaviť ich inovatívny tovar, práce alebo služby. Na platforme majú verejný obstarávatelia hľadajúci špecifický tovar alebo služby možnosť stretnúť sa s potenciálnymi dodávateľmi, pochopiť ich možnosti a prediskutovať požiadavky plnenia. Naopak, dodávatelia môžu predviesť svoje produkty alebo služby, dozvedieť sa o potrebách kupujúcich a preskúmať možnosti spolupráce.
Ako pomáhajú v praxi 💡
Počas pandémie COVID-19 a následne na začiatku vojenského konfliktu na Ukrajine hlavne pomohli vyriešiť:
✏ extrémny nárast cien elektriny a plynu, tzn. nastavenie kritérií na vyhodnotenie ponúk, opisu predmetu zákazky a hlavne zmluvných podmienok,
✏ identifikovať a s predstihom nakúpiť nedostatkové tovary (napr. v automobilovom priemysle, poľnohospodárstve, zdravotníctve a atď.), ktoré sa stali nedostupnými, resp. mali dlhú dodaciu lehotu čo spôsobovalo pri eurofondových zákazkách problémy pri žiadostiach o platbu, s dodatkami, dodržaným zmluvných podmienok a atď.,
✏ verifikovať personálne a technické kapacity na plnenie zákaziek na stavebné práce.
Prípravné trhové konzultácie pomáhajú aj s určením prvkov/požiadaviek/kritérií na sociálne zodpovedné obstarávanie alebo zelené verejné obstarávanie ako napr. kvalita a certifikácie odevov, kancelárskych produktov, technických špecifikácie led svietidiel, špecifikácií nákupu ekologických záchranných vozidiel a člnov, ekologických čistiacich prostriedkov a mnoho iných.
Z čoho vyplýva, že verejný obstarávateľ by sa nemal báť pristúpiť ku trhovým konzultáciám a účasti na vyššie uvedenej platforme, práveže naopak sú v jeho prospech, uľahčia mu prácu pri príprave obstarávania a nakoniec získa aj kvalitne plnenie spĺňajúce najvyššie štandardy na trhu.
Ďakujeme Vám za pozornosť a prajeme veľa šťastia pri plánovaní Vášho verejného obstarávania. Byť na strane verejného obstarávateľa je častokrát neľahká úloha.